Cuando decides realizar un evento, debes estar consciente de la responsabilidad que ello conlleva, puesto que tu público no solo merece entretención, sino también seguridad al momento de asistir a tu actividad.
Primero que todo, debes responder algunas preguntas básicas que ayudarán a organizarte de manera correcta, como por ejemplo: ¿Qué tipo de evento quieres realizar?, ¡Cuando?, ¿Dónde?. Para resolver estas inquietudes, te entregaremos a continuación 7 consejos que de seguro ayudarán a ejecutar con éxito el proyecto que tienes en mente:
Artistas e Influencers podrían ayudarte en la tracción de público, cumpliendo un rol fundamental en tu campaña de difusión, a través de sus propias redes sociales.
1) ¿Qué tipo de evento quieres realizar?: Ya sea una fiesta, un concierto o una feria expositora (por ejemplo), debes definir cual será la identidad de tu actividad para que sea realmente atractiva al público al que apuntas. Incluye todos los condimentos que creas necesarios para cumplir con las expectativas de tu audiencia y también con las tuyas como organizador.
2) ¿Cuándo será tu evento?: Verifica que la fecha que has programado no compita con la de otros eventos, así aseguras asistencia a tu actividad. Chequea además en el calendario, que la fecha escogida no se tope con días festivos o fiestas patrias, costumbristas, etc., ya que muchas de ellas son masivas e ineludibles, hechos que sin lugar a dudas podrían poner en riesgo la óptima presencia de público en tu evento.
3) ¿Dónde realizarás el evento?: Debes escoger cuidadosamente el lugar de tu actividad. Este debe cumplir con todas las normas de evacuación y seguridad dictadas por los organismos pertinentes, para así asegurarte que todo saldrá bien y sin riesgos de ningún tipo. Además, debes verificar la capacidad del recinto, de esa manera confirmas que la cantidad de público a la que aspiras, es la correcta para el lugar que has escogido.
4) Manos a la Obra: Ahora que ya sabes el tipo de evento que quieres realizar, su fecha y lugar de ejecución, debes iniciar el proceso de contratación de los servicios de empresas y personas que te permitan concretarlo con éxito, como por ejemplo: Arriendo del Recinto, Sistemas de Audio, Iluminación y Proyección, Ticketera, Campaña de Difusión, Community Manager, Guardias de Seguridad, Asistentes de Producción, Staff de Aseo, etc.
5) Contenido: Un buen evento debe contener diversas atracciones pensadas en el público al que apuntas, entonces siempre es bueno (y muchas veces necesario) que un evento tenga la presencia de artistas y/o influencers como rostros principales, es por esto que recomendamos lo tengas muy presente, ya que ellos podrían ayudarte en la tracción de público, cumpliendo un rol fundamental en la campaña de difusión, a través de sus propias redes sociales. De esa manera podrías asegurar una base importante de asistentes a tu actividad. Debes tener en cuenta también que cuando se trate de artistas e influencers internacionales, tienes que contemplar el pago de visas de trabajo por cada extranjero que sea parte de estos ítems en tu proyecto y por ningún motivo omitas este costo, puesto que te arriesgas a fuertes multas, deportación de tu invitado internacional y hasta la suspensión de tu evento.
6) Contratos: Tanto para asegurar la prestación de servicios de tus proveedores, como la participación de artistas y/o influencers en tu evento, es necesario que te asesores con un profesional que pueda ayudarte con la redacción de un buen contrato para utilizarlo ante cualquiera de las situaciones antes mencionadas, así estarás seguro y podrás trabajar tranquilo ante cualquier imprevisto que ponga en riesgo en mayor o menor medida tu proyecto.
7) Sponsors: La presencia de marcas como empresas auspiciadoras, patrocinadoras, colaboradoras, etc., no solo le dan categoría a tu evento, sino también puede ayudarte a cubrir ciertos costos básicos de producción. Entonces, ponte en marcha y ve a golpear las puertas de todas las empresas que creas debieran ser protagonistas de tu actividad, pero no descanses, ni bajes los brazos hasta conseguir este objetivo, ya que de esto dependerá qué tan buenos sean los resultados de tu proyecto cuando te corresponda realizar la cuadratura de gastos versus ingresos.
Ahora te toca a ti, ya conoces todo lo necesario para echar a andar tu evento. Pon a volar tu imaginación, arma tu proyecto, contacta a quienes creas puedan ser parte de él y ponlo en marcha, desde ya te deseamos el mayor de los éxitos.
Para conocer mejor nuestro trabajo en eventos masivos, te invitamos a ver el siguiente video: